Como hacer un presupuesto profesional

Por que un buen presupuesto marca la diferencia

Un presupuesto no es solo un numero en un papel. Es el primer documento formal que tu cliente recibe de ti. Es la primera impresion profesional antes de que empieces a trabajar. Y, en muchos casos, es la unica proteccion que tendras si surge un malentendido sobre lo que se acordo.

Segun datos de la Federacion Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autonomos (ATA), mas del 60% de los conflictos entre autonomos y clientes tienen su origen en una falta de claridad sobre las condiciones del servicio. Condiciones que, en la mayoria de los casos, nunca se pusieron por escrito.

Un presupuesto profesional bien hecho cumple tres funciones:

1. Establece expectativas claras: el cliente sabe exactamente que va a recibir, cuanto va a pagar y en que plazo.
2. Transmite profesionalidad: un documento estructurado dice mas de ti que cualquier tarjeta de visita o publicidad.
3. Te protege legalmente: si el cliente acepta el presupuesto, tienes un documento que refleja el acuerdo entre ambas partes.

Elementos esenciales de un presupuesto

Un presupuesto completo debe incluir los siguientes elementos. No hace falta que sea un documento de 10 paginas, pero si debe cubrir toda la informacion relevante:

1. Datos del profesional

• Nombre completo o razon social
• NIF o CIF
• Direccion fiscal
• Telefono y correo electronico de contacto
• Numero de colegiado o registro, si aplica

2. Datos del cliente

• Nombre completo o razon social
• NIF o CIF (especialmente si va a necesitar factura)
• Direccion donde se realizara el trabajo (si es relevante)
• Telefono o email de contacto

3. Numero y fecha del presupuesto

Numerar los presupuestos es una buena practica que te permite llevar un control. Usa un sistema sencillo como PRES-2026-001. La fecha es fundamental para saber cuando se emitio y calcular su plazo de validez.

4. Descripcion detallada del servicio

Esta es la parte mas importante del presupuesto. Describe con todo el detalle posible:

• Que incluye el servicio: materiales, mano de obra, desplazamiento, horas estimadas
• Que NO incluye: esto es igual de importante para evitar malentendidos
• Alcance del trabajo: donde empieza y donde termina tu responsabilidad

5. Precio

• Desglose de partidas si hay varias
• Indicar si los precios incluyen IVA o no
• Subtotal, IVA y total
• Si hay posibilidad de sobrecostes, indicar las condiciones

6. Condiciones de pago

• Forma de pago: transferencia, efectivo, Bizum, etc.
• Plazos de pago: al inicio, a la finalizacion, fraccionado
• Si se requiere anticipo o senal, indicar el importe y condiciones

7. Plazo de validez del presupuesto

Indica durante cuanto tiempo es valido el presupuesto. Lo habitual son 15 o 30 dias. Pasado ese plazo, los precios pueden variar. Esto es especialmente importante en trabajos donde el precio de los materiales fluctua.

8. Plazo de ejecucion

Cuando empieza el trabajo y cuando se espera que termine. Si depende de la aceptacion del presupuesto, indica algo como "inicio en un plazo de X dias habiles tras la aceptacion".

9. Garantia

Si ofreces garantia sobre el trabajo realizado, indicalo. Esto transmite confianza y profesionalidad.

Errores comunes al hacer presupuestos

Despues de hablar con cientos de autonomos, estos son los errores que vemos una y otra vez:

1. Presupuestos verbales

El clasico "te lo hago por 400 euros". Sin nada por escrito, no hay forma de demostrar lo que se acordo. Si el cliente luego dice "me dijiste 300", tienes un problema. Siempre por escrito.

2. No detallar lo que esta incluido y excluido

"Reforma del bano, 3.500 euros." Incluye los azulejos? La griferia? La mampara? Los escombros? Si no lo especificas, el cliente asumira que si. Y cuando le cobres mas, habra conflicto.

3. No poner fecha de validez

Si no pones fecha de validez, un cliente puede aparecer 6 meses despues con tu presupuesto y exigir ese precio, aunque los materiales hayan subido un 20%.

4. No pedir confirmacion por escrito

Envias el presupuesto, el cliente dice "vale, adelante" por WhatsApp, y empiezas a trabajar. Si luego hay un problema, ese "vale" de WhatsApp es una evidencia muy debil. Mejor obtener una aceptacion formal.

5. Copiar presupuestos anteriores sin adaptarlos

Cada trabajo es diferente. Copiar y pegar un presupuesto anterior sin adaptarlo al cliente actual puede llevar a errores, omisiones y malentendidos.

Presupuesto vs factura vs contrato

Muchos autonomos confunden estos tres documentos. Vamos a aclarar las diferencias:

En la practica, para muchos autonomos, un presupuesto aceptado funciona como un mini-contrato. Si esta bien redactado e incluye las condiciones esenciales (descripcion, precio, plazo, forma de pago), tiene validez legal como acuerdo entre las partes segun el principio de libertad de forma del Codigo Civil (Articulo 1278).

Ejemplo de presupuesto para un fontanero

Vamos a ver un ejemplo completo y realista de un presupuesto para un trabajo de fontaneria:

Observa como este presupuesto no deja lugar a ambiguedades. El cliente sabe exactamente que va a recibir, cuanto cuesta, que no esta incluido y como se va a pagar. Si acepta, ambas partes tienen un documento claro al que referirse.

Como enviar el presupuesto

Tienes varias opciones para hacer llegar el presupuesto a tu cliente. Cada una tiene sus ventajas e inconvenientes:

Email

Ventajas: queda registro, puedes adjuntar un PDF bien maquetado, es gratuito.
Inconvenientes: no hay confirmacion de aceptacion (que te respondan "ok" no es lo mismo que una aceptacion formal), el email puede acabar en spam, no hay evidencia robusta.

WhatsApp

Ventajas: rapido, el cliente lo ve al instante, puedes enviar fotos del trabajo.
Inconvenientes: poca profesionalidad, los mensajes se pueden borrar, la confirmacion "vale" es una evidencia muy debil en caso de disputa.

En mano (papel)

Ventajas: contacto personal, el cliente puede firmarlo fisicamente.
Inconvenientes: requiere desplazamiento, el papel se pierde, necesitas dos copias firmadas, no hay registro digital.

Plataforma de acuerdos digitales

Ventajas: el cliente recibe el presupuesto de forma profesional, la aceptacion queda registrada con evidencia digital (fecha, hora, IP, dispositivo), ambos reciben un PDF verificable, no se pierde.
Inconvenientes: tiene un pequeno coste por envio.

Que hacer si el cliente acepta verbalmente

Es la situacion mas comun: le envias el presupuesto, el cliente te llama por telefono y dice "adelante, cuando empezamos?". En ese momento tienes un acuerdo verbal, que es legalmente valido en Espana (Articulo 1278 del Codigo Civil), pero que es practicamente imposible de demostrar si surge un problema.

Esto es lo que deberias hacer:

1. Agradece la aceptacion y confirma los detalles verbalmente.
2. Pide una confirmacion por escrito. Puede ser tan sencillo como: "Perfecto, te envio un resumen por [email/SMS/OKNow] para que lo confirmes y asi quedamos los dos tranquilos."
3. Si el cliente se resiste, no insistas agresivamente pero si enviale un resumen por escrito tu. Algo como: "Confirmo lo que hemos hablado: [descripcion], [precio], [plazo]. Si todo es correcto, empezamos el [fecha]." Aunque no te responda por escrito, al menos tienes registro de que le comunicaste las condiciones.
4. Nunca empieces un trabajo grande sin confirmacion escrita. Es mejor perder un dia que perder semanas de trabajo y cobro.

Plantillas de presupuesto

Si quieres empezar rapido, en OKNow ofrecemos plantillas gratuitas para diferentes profesiones: fontaneros, electricistas, pintores, fotografos, disenadores, entrenadores personales y mas.

Las plantillas incluyen los campos esenciales ya estructurados para que solo tengas que rellenar los datos de cada trabajo. Puedes usarlas como referencia para crear tus propios presupuestos o directamente dentro de la plataforma OKNow.

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Consejos finales

• Se consistente: usa siempre el mismo formato para que tus clientes se acostumbren a tu nivel de profesionalidad.
• Guarda copia de todo: tanto del presupuesto enviado como de la aceptacion del cliente.
• Revisa antes de enviar: un presupuesto con erratas o datos incorrectos transmite justo lo contrario de lo que quieres.
• No regales tu trabajo: si el presupuesto requiere una visita previa o un estudio detallado, valora si cobrar por la elaboracion del presupuesto.
• Haz seguimiento: si envias un presupuesto y no recibes respuesta en 3-5 dias, un mensaje de seguimiento es perfectamente profesional.