Guia para protegerte de impagos como autonomo

El problema real: la morosidad en cifras

La morosidad es el problema silencioso que mas dano hace a los trabajadores autonomos en Espana. Segun datos de la Federacion Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autonomos (ATA) y la Plataforma Multisectorial contra la Morosidad (PMcM), la situacion es alarmante:

La Ley 3/2004 de medidas de lucha contra la morosidad establece un plazo maximo de pago de 30 dias naturales (60 dias si se pacta expresamente) en operaciones comerciales. Sin embargo, la realidad es muy diferente: el plazo medio de pago en Espana sigue estando entre 80 y 90 dias, con sectores como la construccion donde puede superar los 120 dias.

Para un autonomo, un impago no es solo perder dinero. Es perder el tiempo invertido, los materiales comprados, y en muchos casos tener que seguir pagando sus cuotas de Seguridad Social y sus impuestos sobre un trabajo por el que nunca cobro. El impago puede literalmente llevar a la quiebra de un negocio unipersonal.

La buena noticia es que hay medidas de prevencion que reducen drasticamente el riesgo de impago. Y la mayoria son sencillas de implementar.

Prevencion: antes de empezar el trabajo

La mejor estrategia contra los impagos es prevenir antes de curar. Estas son las medidas que todo autonomo deberia tomar antes de empezar cualquier trabajo:

1. Investiga al cliente

Antes de aceptar un trabajo importante, dedica unos minutos a investigar:

• Busca su nombre o empresa en Google: a veces aparecen opiniones de otros profesionales o incluso listados de morosos.
• Consulta el Registro Mercantil: si es una empresa, puedes verificar que existe y comprobar sus cuentas anuales.
• Pide referencias: si te viene recomendado, pregunta a quien te lo recomendo si paga bien.
• Ficheros de morosidad: existen servicios como ASNEF, RAI o el Registro de Aceptaciones Impagadas donde puedes verificar si una empresa o persona tiene deudas pendientes.

2. Pon todo por escrito

Nunca empieces un trabajo basandote en un acuerdo verbal. Siempre presupuesto por escrito y aceptacion por escrito. Esto incluye:

• Descripcion del trabajo
• Precio y desglose
• Condiciones de pago
• Plazos de ejecucion
• Que esta incluido y que no

Un documento escrito y aceptado es tu principal arma si luego tienes que reclamar. Sin el, tu posicion es extremadamente debil.

3. Pide un anticipo

Solicitar un anticipo antes de empezar el trabajo es una practica totalmente normal y profesional. Lo habitual es pedir entre el 30% y el 50% del presupuesto total.

El anticipo cumple dos funciones:

1. Reduce tu riesgo financiero: al menos cubres los materiales y parte de tu tiempo.
2. Filtra clientes problematicos: un cliente que se niega a pagar un anticipo razonable es una senal de alerta. Si no quiere comprometerse con un 30% por adelantado, la probabilidad de que no pague el resto es alta.

4. Establece hitos de pago

Para trabajos largos o de importe elevado, no esperes a terminar para cobrar. Divide el pago en hitos:

• 30% al inicio
• 30% a mitad de obra
• 40% a la finalizacion

Si el cliente deja de pagar en un hito intermedio, dejas de trabajar. Es mucho mejor perder el 30% restante que completar el 100% del trabajo y no cobrar nada.

Que incluir en un acuerdo para protegerte

Un acuerdo bien redactado es tu mejor proteccion. Estos son los elementos que debe incluir, pensados especificamente para minimizar el riesgo de impago:

Descripcion detallada del trabajo

Cuanto mas detallado, mejor. Incluye que haces, como lo haces, que materiales usas, cuanto tiempo necesitas, y que no esta incluido. Esto evita el clasico "yo pensaba que eso estaba incluido".

Precio cerrado y desglose

Indica el precio total con IVA, desglosado en partidas si es posible. Si hay posibilidad de sobrecostes (por ejemplo, averias ocultas), indica que se presupuestaran por separado con aprobacion previa del cliente.

Condiciones de pago explicitas

• Cuando se paga: al inicio, por hitos, al finalizar, a 30 dias factura...
• Como se paga: transferencia, Bizum, efectivo
• Consecuencias del impago: intereses de demora, suspension del trabajo, reclamacion judicial

Clausula de intereses de demora

La Ley 3/2004 establece que en caso de morosidad se aplican automaticamente intereses de demora. Para operaciones entre empresas y autonomos, el tipo de interes legal de demora es el tipo de interes del BCE mas 8 puntos. Incluir esta referencia en tu acuerdo refuerza tu posicion y disuade al moroso.

Clausula de gastos de cobro

La misma ley establece que el acreedor tiene derecho a reclamar al deudor una cantidad fija de 40 euros como compensacion por los gastos de cobro, sin necesidad de justificarlos. Ademas, puede reclamar los gastos de cobro que superen esa cantidad (abogado, burofax, etc.).

Plazo de validez del presupuesto

Indica que el presupuesto caduca en 15 o 30 dias. Asi evitas que alguien se presente meses despues exigiendo un precio obsoleto.

La importancia de la evidencia digital

Vamos a ser directos: un acuerdo verbal, por muy real que sea, no vale practicamente nada en un juzgado si la otra parte lo niega. La carga de demostrar que existio un acuerdo recae sobre ti, y sin evidencia, no puedes.

Un mensaje de WhatsApp es algo mejor, pero tiene problemas:

• Se puede borrar (aunque existan copias en servidores, acceder a ellas es muy complejo)
• Se puede impugnar alegando que el telefono estaba en manos de otra persona
• No tiene marcas temporales verificables independientemente
• Un juez puede cuestionar su integridad si no se presenta mediante acta notarial o peritaje

Un correo electronico es similar: mejor que nada, pero impugnable.

Lo ideal es contar con evidencia digital robusta que incluya:

• Marca temporal certificada: fecha y hora exacta de cada accion
• Direccion IP del dispositivo que acepto el acuerdo
• Datos del dispositivo (navegador, sistema operativo)
• Hash criptografico SHA-256 que garantiza que el contenido no ha sido alterado
• Identificacion de las partes mediante telefono verificado por SMS

Con este nivel de evidencia, la posicion de quien quiera impugnar el acuerdo se debilita enormemente. Tendria que demostrar que no era el quien usaba su telefono, en su IP, con su dispositivo, en esa fecha y hora concreta. Es posible, pero extremadamente dificil.

Que hacer cuando un cliente no paga

A pesar de todas las precauciones, puede ocurrir que un cliente no pague. Estos son los pasos a seguir, de menor a mayor intensidad:

El procedimiento monitorio

El procedimiento monitorio (regulado en los Articulos 812 a 818 de la Ley de Enjuiciamiento Civil) es la herramienta juridica mas util para autonomos que necesitan reclamar deudas dinerarias. Estas son sus caracteristicas principales:

Cuando puedes usarlo

• La deuda debe ser dineraria (un importe concreto en euros)
• La deuda debe estar vencida y ser exigible (ha pasado la fecha de pago)
• La deuda debe ser liquida y determinada (se sabe exactamente cuanto se debe)
• No hay limite de cuantia (puedes reclamar cualquier importe)

Que documentos necesitas

Debes aportar documentos que acrediten la deuda. Pueden ser:

• Facturas
• Presupuestos aceptados
• Albaranes firmados
• Contratos o acuerdos
• Documentos con firma electronica (incluidos PDFs con evidencia digital)
• Correos electronicos, certificaciones, burofaxes

Cuanto mas solida sea tu documentacion, mas rapido sera el procedimiento.

Como funciona

1. Presentas la peticion en el Juzgado de Primera Instancia del domicilio del deudor. No necesitas abogado ni procurador para deudas de hasta 2.000 euros.
2. El juzgado requiere al deudor para que pague en 20 dias habiles.
3. Si el deudor paga, fin del procedimiento.
4. Si el deudor no paga ni se opone, el juzgado dicta auto de ejecucion. Puedes embargar sus bienes.
5. Si el deudor se opone, se transforma en un juicio ordinario o verbal (segun la cuantia).

Costes

• Tasa judicial: gratuita para personas fisicas. Para empresas, depende de la cuantia.
• Abogado y procurador: no obligatorio para deudas hasta 2.000 euros. Para importes superiores, es recomendable.
• Plazo medio: si el deudor no se opone, entre 2 y 4 meses.

Herramientas digitales para autonomos

La tecnologia puede ayudarte a prevenir impagos y a gestionar tus cobros de forma mas eficiente. Estas son las categorias de herramientas mas utiles:

Plataformas de acuerdos y presupuestos digitales

Herramientas que te permiten enviar presupuestos y obtener la aceptacion del cliente con evidencia digital. El documento queda registrado con marcas temporales, IP y hash criptografico, lo que te da una prueba solida en caso de disputa. OKNow es una de estas herramientas, disenada especificamente para autonomos espanoles.

Software de facturacion

Herramientas como Holded, Quipu, Billin o Factusol que automatizan la emision de facturas, los recordatorios de pago y el seguimiento de cobros. Muchas integran pasarelas de pago para que el cliente pueda pagar directamente desde la factura.

Domiciliacion bancaria y cobro automatico

Para servicios recurrentes (clases, mantenimiento, suscripciones), puedes usar domiciliacion bancaria (SEPA Direct Debit) o pasarelas como Stripe o GoCardless para cobrar automaticamente en la fecha pactada.

Seguros de credito

Empresas como Crédito y Caucion, Solunion o Coface ofrecen seguros de credito que cubren el riesgo de impago. Tienen un coste (normalmente un porcentaje de la facturacion asegurada), pero para autonomos con clientes grandes pueden ser una buena inversion.

Factoring

El factoring consiste en vender tus facturas pendientes de cobro a una entidad financiera que te adelanta el importe (menos una comision). Es una forma de obtener liquidez inmediata sin esperar a que el cliente pague.

Conclusion

La morosidad es un problema grave para los autonomos en Espana, pero no es inevitable. La combinacion de prevencion, documentacion y accion rapida reduce drasticamente el riesgo de impago y te coloca en una posicion mucho mas fuerte si necesitas reclamar.

Los tres pilares de la proteccion son:

1. Siempre por escrito: presupuesto detallado con condiciones claras, aceptado por el cliente antes de empezar.
2. Evidencia verificable: no confies en mensajes de WhatsApp ni en acuerdos verbales. Genera evidencia digital robusta.
3. Accion temprana: si un cliente se retrasa, actua rapido. Cuanto mas esperes, menos probable es que cobres.

Protegerse de impagos no requiere un abogado ni herramientas caras. Requiere habitos profesionales: documentar cada acuerdo, pedir anticipos razonables, y actuar con rapidez ante el primer retraso.